Vernichtungserklärung

Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit erkläre ich formell die Vernichtung von [Gegenstand], die zum [Datum] in meinen Händen war.

Die Entscheidung zur Vernichtung beruht auf folgenden Aspekten:

Abgelaufene Aufbewahrungspflicht: Die Aufbewahrungsfrist für die genannten Unterlagen ist abgelaufen.

Rechtsvorschriften: Gemäß [relevantes Gesetz oder Vorschrift] bin ich verpflichtet, die genannten Daten zu vernichten.

Datenschutz: Zur Wahrung der Privatsphäre und des Datenschutzes ist die Vernichtung notwendig.

Unnötigkeit: Die betreffenden Dokumente sind nicht mehr relevant für meine Aktivitäten oder Verpflichtungen.

Die Vernichtung wird unter Berücksichtigung der geltenden Vorschriften erfolgen:

Physische Dokumente: Diese werden durch Shreddern vernichtet, um deren Wiederherstellung zu verhindern.

Digitale Daten: Zur Vernichtung digitaler Daten werden geeignete Softwarelösungen eingesetzt, die eine Datenwiederherstellung unmöglich machen.

Nach Abschluss der Vernichtung werde ich sicherstellen, dass eine schriftliche Bestätigung über die erfolgte Vernichtung erstellt wird. Diese Bestätigung wird die Details des Vernichtungsprozesses enthalten. Ich erwarte bis spätestens [Frist, z.B. 10 Tage nach Versand dieses Schreibens] eine Rückmeldung über die Umsetzung dieser Vernichtungserklärung.

Mit freundlichen Grüßen [Unterschrift (handschriftlich)] [Ihr Name]